Objetivo
Generar una cuenta corriente a los usuarios a los cuales se les anticipan importes a rendir o fondos fijos
Secuencia Operativa del Proceso
- El usuario recibe el anticipo a rendir.
- Abre una rendición e ingresa los comprobantes de gastos.
- Entrega los Comprobantes de la Rendición al administrativo para su control.
- Si esta todo correcto el administrativo imputa los anticipos realizados al usuario si hubiere y autoriza el gasto importando a la base de datos los comprobantes previamente ingresados.
- El sistema genera:
- Un Ajuste en Mas en la cuenta corriente del usuario imputando el mismo contra las Ordenes de Pago anticipadas que se hubieran imputado.
- Ingresa todos los comprobante con carga fiscal al libro de IVA Compras en la fecha de Declaración Jurada asignada.
- En caso de errores de importes o imputaciones el administrativo puede modificar lo ingresado por el usuario.
- En caso de que el pago de los gastos al usuario se realice una vez rendidos los mismos, la imputación de dicho pago se realizará por Aplicación de Ordenes de Pago ingresando al sistema de escritorio Applysys-Gestión / Finanzas/ Movimiento de Fondos/ Cuentas a Pagar.
La explicación del sistema se divide en tres partes:
- La Parametrización del proceso, por única vez, para que los usuarios que deban a ingresar comprobantes no tengan una carga de datos excesiva y que le resulte fácil el ingreso de gastos.
- El ingreso de los nuevos proveedores a la base de datos .
- El ingreso de una rendición de gastos.
Parametrización
Por
Gastos a Rendir/Proceso Parámetros,
Con clik en el diskette
Por única vez , desplegar en c/u de los campos y seleccionar los comprobantes correspondientes a cada tipo de operación
En el campo Proveedores Varios: ingresar la descripción del proveedor que se usa por defecto para gastos generales, ej: Pagos Varios
La forma de seleccionarlo es ingresando las primeras letras del nombre ,en el campo Razón Social de la ventana que se abre al hacer clik en la flecha a la derecha del campo .En el campo Proveedor Modelo proceder de igual forma para seleccionar un proveedor tipo cuya condición sea por ej. RI
Seleccionar en cada campo las cuentas contables correspondientes a cada tipo de gastos y clik en Modificar para grabar el ingreso
Ingreso de Proveedores
Por el sistema de escritorio Applysys-Gestión, en Tablas/Clientes-Proveedores-Artículos, ingresar como Proveedor los datos del usuario que presentará la rendición de gastos.
Por Applysys - escritorio (gestión), emitir la Orden de Pago en Anticipo de Proveedores por el importe correspondiente que se entrega como Gastos a Rendir, si correspondiese.
Por el Proceso Usuarios de applysys-web, asociar ese Proveedor con el usuario web y clik en Modificar
Por el Proceso de Proveedores, en caso de que se deba ingresar un comprobante de un proveedor que no este dado de alta en la base de datos, el proceso permite hacer un ingreso ( temporal) a efectos de poder ingresar la liquidación
Presionando el Botón del +, se abre una ventana para ingresar los datos correspondientes a cada campo
Si se necesita cambiar los datos ingresados con anterioridad, click en el botón del Diskette
Se abrirá la ventana de ingreso de datos y por Insertar se agrega un nuevo proveedor
Asimismo si se desea efectuar la búsqueda de un proveedor determinado, tipeando las primeras letras de la razón social, el proceso mostrará todas aquellas que tengan la misma descripción para luego seleccionar la correcta
Ingreso de Rendiciones
Por el Proceso de Rendiciones, con clik en + genera una nueva rendición.
Ingresar el número de la rendición, con click en Insertar se graba el mismo.
Al Grabar , el proceso muestra las rendiciones ingresadas y pendientes de liquidación.
Click en la flecha sobre el margen izquierdo para ingresar los comprobantes a rendir.
Se abre una ventana con dos solapas:
-Egresos : para gastos sin cargas fiscales
-Facturas: para comprobantes con cargas fiscales
Modelo de ingreso por solapa Egresos: Haciendo click en + se agrega un nuevo ticket.
Ingresar el ticket imputandolo a cada tipo de gasto según corresponda.
Con click en Insertar se grabará dicha información.
Modelo de ingreso por solapa Facturas :
Ingresar la Factura imputandola a cada tipo de gasto según corresponda, en este caso también es obligatorio ingresar el importe de IVA y si lo hubiese IIBB.
Con clik en Insertar se grabará dicha información.
En el Proceso Autorizar Rendiciones, se muestran las rendiciones pendientes de autorizar.
Con clik en la flecha del margen izquierdo, se abre una ventana con tres solapas Ingreso, Egresos y Facturas. En la primera se deberá seleccionar la Orden de Pago por el anticipo generado.
Seleccionar la deseada con clik sobre el fila desplegada
Con click en Insertar se graba.
En las solapas Egreso y Factura se muestran los comprobantes que componen dicha rendición.
Con click en el Diskette, se cambia el estado del comprobante de Pendiente a Aprobado.
Seleccionar Aprobado /Rechazado.
Siempre se deberá ingresar la fecha de DDJJ de la rendición, para informar a que período fiscal corresponden los comprobantes con carga fiscal.
Click en Modificar graba la rendición definitivamente en la base de datos
En el caso expuesto el saldo a rendir es de $ 900,.
Por el Proceso de Estadística de Gastos, se podrá ver el resumen de cuenta correspondiente.
